(Vastgesteld in de bestuursvergadering van 8 mei 2025)
Algemeen
Volkstuindersvereniging Voorschoten (VTV) respecteert de privacy van haar leden en aspirant-leden en hecht daarom veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct een relatie hebben, ofwel onze leden, aspirant leden, donateurs en vrijwilligers zonder tuin.
In onze administratie zijn de volgende gegevens vastgelegd:
• Persoonsgegevens: achternaam, voornaam (of voorletters), adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres.
• Contract lidmaatschap en tuinhuur
• Correspondentie over lidmaatschap en tuinhuur
We gebruiken deze gegevens:
• om een contract lidmaatschap en tuinhuur op te stellen.
• om leden aan te melden bij de AVVN.
• om contact met een lid op te nemen.
• om contributie te innen.
• om E-mails en brieven te versturen met nieuws, mededelingen, uitnodigingen of overige relevante zaken
• voor verzending e-nieuwsbrief (indien lid zich heeft aangemeld als abonnee)
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid, BSN-nummer of gegevens betreffende nationaliteit, geslacht, huidskleur, ras, taal of religie. Zijn bij aanmelding of daarna andere bijzondere persoonsgegevens gemeld, dan zullen we daar uiterst zorgvuldig mee omgaan. Met andere bijzondere persoongegevens wordt bedoeld specifieke kennis van zaken zoals bijvoorbeeld onderhoud, bestuurlijke kennis, vakinhoudelijke kennis, onderwijs of andere relevante kennis die ingezet kan worden ter ondersteuning van de vereniging.
Beveiliging
Het bestuur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
De ledenadministratie is ondergebracht bij een externe partij waar alleen toegang is met een gebruikersnaam en wachtwoord. Binnen VTV hebben alleen personen toegang tot persoonsgegevens die deze gelet op hun functie nodig hebben. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en hebben hier ook voor getekend.
We gebruiken gegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven genoemd en delen gegevens niet met derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Willen we gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor we ze gekregen hebben, dan vragen we altijd om toestemming. Die toestemming kan ook altijd weer worden ingetrokken.
Plaatsen van foto’s op de site of elders kan als we de toestemming hebben van allen die herkenbaar op de foto staan.
Tuinders worden in documenten of op de site niet bij naam genoemd maar bij tuinnummer of functie. Alleen na toestemming worden leden bij naam genoemd.
Foto’s van tuinders waarop zij herkenbaar zijn, worden uitsluitend na toestemming geplaatst in nieuwsbrief of website.
Rechten als lid
Als wij persoonsgegevens van iemand verwerken, geldt er recht op inzage, correctie of aanvulling van de gegevens. Een verzoek hiertoe kan worden ingediend via secretariaat@vtvoorschoten.nl
Bewaartermijn
We bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. E-mails worden bewaard zolang dat noodzakelijk is.
Na afmelding van een lidmaatschap worden (persoons)gegevens maximaal minimaal 6 en maximaal 12 maanden bewaard.
Bankgegevens worden volgens de wettelijke regelgeving na 7 jaar verwijderd.
Tenslotte
Deze privacyverklaring staat op de website van VTV. Als deze privacyverklaring wordt gewijzigd, worden de leden daarvan op de hoogte gesteld.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door VTV verwijzen wij naar het bestuur via secretariaat@vtvoorschoten.nl of naar ww.autoriteitpersoonsgegevens.nl